02 marzo 2009

Empresas Familiares ¿Dolores de cabeza?


Uno de los retos más grandes al manejar una empresa familiar son las relaciones entre los participantes.

Esto es común:

- Gabriel piensa que se esta gastando demasiado en el personal.

- Luis asegura que esto es óptimo y es una apuesta al largo plazo.

- Sandra menciona que es en el corto plazo donde se tienen que ver los resultados.

En Resumen:
Las discusiones son trasladadas a casa y los problemas se acrecientan.

Quien sea que este a la cabeza de la empresa familiar -generalmente es el papá y en la segunda generación uno de los hermanos- el primer escollo a enfrentar es generar consenso y armonizar ideas.

Enfrentémoslo, muchas de las discusiones se basan en:

"...Tú no sabes lo que hablas..."

"...Eres muy idealistas..."

"...Estas desperdiciando el dinero de papá (o de mi hermano)..."

Frente a este panorama: Tomemos el toro por las astas.

Acostúmbrense a generar un pequeño Plan de Acción (dos páginas máximo) cuando quieran realizar cambios en su empresa, con un elemento primordial:
Que cualquier cosa que se piense realizar sea fácilmente medible.

Veamos, la mayor debilidad de las empresas familiares esta relacionado con su organización; las responsabilidades y funciones no están claras y/o se entremezclan.

Quien sea que este a la cabeza de una empresa familiar tiene que revisar esto y corregirlo en el acto.

1. Establezca claramente las responsabilidades
Así como las funciones de cada uno de los miembros del staff, convérselo previamente con ellos y comparta objetivos con todos.

2. Establezca como práctica común que cada idea que se traiga, este plasmada en un papel.

Y que este contenga alternativas de acción y dos elementos claves:

a) Resultados Esperados en un tiempo determinado (que todos puedan medir).
Por ejemplo si usted es una empresa de servicios que realiza normalmente el aseo en las oficinas de su cliente, es muy probable que la factura la entregue días después de realizado el mantenimiento. Muchas veces esto -por olvido o descuido- se realiza con retraso (personalmente he conocido de empresas que se olvidaban incluso de facturar).

Quizás considere que invertir en la compra de un software para facturar sea la mejor opción. Esto acelerará la entrega de sus facturas a los clientes. Como esto se encuentra relacionado con mi procedimiento de cobranzas; el resultado esperado sería:

"Reducir plazos de entrega de facturas al 100% en 30 días"

Suena atractivo, ¿Verdad?

Claro, que ahí no queda todo, esto va a traer como consecuencia otras mejoras que va a tener que analizar y plasmar.

b) Que concepto, proceso o elemento es clave, que me indique claramente la mejora.

Siguiendo con el ejemplo anterior, es muy probable que usted tenga un registro de la fecha que realiza sus mantenimientos. La fecha de facturación es fácilmente identificable. Entonces un indicador clave sería:

Fecha de mantenimiento igual a fecha de facturación y entrega (para verificarlo cualquiera tienen que recurrir a su Registro de mantenimiento al cliente)

3. Solo se discutirán ideas y no a la persona que soltó la idea.

Esto es importante, porque generalmente los ánimos se caldean cuando se discuten entre hermanos (o parientes cercanos), el punto es concentrar la discusión en la idea y no en la persona.

Listo...estos sólo son algunos ejemplos muy sencillos de lo que sucede regularmente en las empresas familiares.

Una recomendación final: Vea la forma de recurrir a un facilitador o business coach; alguien que puede conciliar posiciones y que tenga la experiencia organizacional y de consenso que permitan seguir avanzando eficientemente.

Si desea mayor información o tiene alguna duda, pregúntele a Luis:
www.bostoncorporation.com