03 enero 2013

Como organizar mi pequeña Fábrica o Taller

Como bien saben algunos de ustedes, tenemos una sección llamada "Pregúntale a Luis" donde respondemos cualquier tipo de pregunta que nos hacen emprendedores pyme. hace un mes recibimos una pregunta cuya respuesta nos parecio valia la pena publicarla en el Blog. La pregunta era más o menos asi:

Hola, soy de provincia, estoy iniciando una empresea de fabricacion de carteles publicitario, vivo en una localidad de 20.000 integrantes. Hace 2 meses que estoy produciendo. Tengo una buena cartera de clientes pero no puedo optimizar la producción (sobre todo) en los tiempos de entrega, los cuales demoramos demasiado. Por ello tardo más en obtener ganancias. Estoy asociado con otra persona que maneja el personal, pero noto que el trabajo en el taller no esta ordenado y mis empleados, que son cuatro, no tienen una organizacion y una tarea especifica. Mi pregunta es ¿Cómo debo organizarlo o de qué manera debo distrubuir las labores?

Nuestra respuesta fue la siguiente:

Gracias por contactárnos. Veamos un resumen de los problemas que nos has expuesto:

1. Tiempos de entrega del producto demasiado largos.
2. Falta de organización y definición de Tareas especificas en el Taller.
3. Pobre generación de Utilidad.

Tus preguntas:

a) ¿Cómo organizarse?
b) ¿Cómo distribuir labores?

Existen algunos datos que son importantes y que no contamos, como si trabajas bajo el sistema de ordenes específicas (recibes un pedido y lo trabajan) ó un sistema estandarizado (producción en serie, es decir, no importa si tienen pedidos o no, ustedes producen igual).

Voy a asumir que trabajan bajo el primer sistema: Ordenes Específicas de trabajo. Por lo que les recomiendo lo siguiente:

1. Describan paso a paso cada uno de los procesos que involucra producir los paneles o carteles publicitarios.

Por Ejemplo:

Proceso 1 (podemos llamarlo: Armado)
Se recopilan la materia prima y se construye de acuerdo a especificaciones

Proceso 2 (podemos llamarlo: Acabados)
El cartel terminado pasa a ser lavado ó pintado.

Proceso 3 (Si existiera)
Finalmente el producto es etiquetado y embolsado

ó

Proceso 3
Si en el contrato se especifica instalación de los paneles, este proceso involucraría este paso.

Como verás en cada uno de estos procesos intervienen:

- Materiales (madera o fierro; clavos ó pegamento; etc.)
- Mano de Obra (los empleados)
- Suministros (todo lo accesorio, bolsas, cartones de embalaje, etc.)

Ordenate en esto, documenta cada proceso (escribelo en un papel) y determina los costos de cada uno de ellos.

2. Determinen los tiempos que debe tomarles cada pedido
Este va a ser un punto clave para ustedes, porque ¿Cómo lo van a hacer? ¿Quién lo va a determinar? ¿Alguno de los socios ya ha tenido experiencia previa en elaboración de carteles, de tal manera que tenga una medición promedio?

En realidad esto va a estar en función a la experiencia o especialización de tus empleados en la construcción de los carteles y la Experiencia y Liderazgo de quien este a cargo del Taller.

Una medición razonable sólo se puede dar si no existen elementos que distraigan la producción, tiene relación con lo que mencionaste en tu email: Si nadie sabe que hacer, ó si no encuentro las herramientas ó si mis empleados no saben a donde apunta la empresa, ni saben los tiempos que le debe de tomar hacer ese cartel...¿Cómo puedo exigir que cumplan una meta? ¿Cómo pueden pedir que se acelere? ¿Cómo pueden medir la eficiencia de producción?

No se puede. Por ello primero determinen sus tiempos. Pero sean realistas con esto...no exijan más de lo que pueden realmente dar.

Por Ejemplo:

Digamos que dentro de la gran variedad de carteles que puedan hacer, lo estan agrupando en tres categorías:

1. Grandes
2. Medianos
3. Pequeños

Y que estos deberían ser hechos en el siguiente tiempo (esto sólo es un ejemplo...eh?) con los 4 empleados que tienen:

Tipo            Tiempo      

Grandes      3 días
Medianos    2 días
Pequeños    1 días

Entonces sabran que en una semana pueden tener 6 carteles pequeños ó 3 carteles medianos ó 2 carteles grandes; ó 1 grande y 1 mediano y 1 pequeño.

Las variaciones dependen de ustedes y de la capacidad de construcción.

- Determinando los tiempos y movimientos que me toma el elaborar cada categoria de cartel voy a poder medir mi eficiencia.

- Determinando los procesos (como en el punto 1) voy a poder saber los costos de producción.

- Determinando estos dos puntos voy a poder determinar mi capacidad de producción.

Determina tus tiempo y estaras determinando la capacidad de producción que tengan.

3. Analicen a fondo el problema de los Retrazos si se debe a los empleados ó a la falta de Orden y Liderazgo de los socios.

No contar con el equipo adecuado (no saben, no han tenido experiencia ó son lentos) es un distractor muy fuerte. Pero más peligroso es no contar con un Liderazgo claro en el Taller de Producción (soy desordenado, no motivo, doy ordenes sin sentido o soy mal humorado, etc.)

Si bien en una pyme, se tiende a que todos vean todo, es importante señalar funciones y responsabilidades a cada quien, empezando por los socios.

Señalen lo que cada uno debe hacer y su responsabilidad en función a la especialidad de cada quien. Pero sobre todo, de quien Lidera el Área de Producción.

Debo de entender que ustedes los socios, tienen bien definido lo que cada uno hace...no? Por lo pronto, dedusco que tú debes de estar a cargo de la parte comercial (ventas, clientes) y tú socio, de la producción y la parte administrativa. Comiensen por ustedes como cabezas de la empresa.

4. Determinen su verdadera capacidad de producción
Muchas veces por el entusiasmo de vender, se ofrece más alla de lo que realmente podemos hacer. Analiza si esta pasando esto, pero también como puedo aumentar mi capacidad de producción (si el problema es desorden con los puntos anteriores ya estarían dando un gran paso en solucionar el problema).


Son muchos y muy variados los retos y puntos ha revisar en un Taller ó Pequeña Fábrica y lo arriba mencionado les va a dar a todos una muy buena alternativa para solucionar, si tienen un problema similar.

Esta respuesta me salio muy larga y en realidad les estoy dando información que normalmente damos a nuestros clientes. Pero creo que vale la pena; (que caray, estamos a comienzos de año) por lo que espero que les pueda ser de utilidad. Así que comparta este artículo si le gusto (sus amigos se lo agredecerán).

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2 comentarios:

Negocios de Casa dijo...

Como alguien que ya ha organizado una fabrica esto es imperdible. Ojala que tuviera eso antes, yo hubiera evitado muchos errores en mi fabrica que nos costo tiempo y dinero. Gracias por compartirlo.

Luis Vallejos dijo...

Gracias por tus comentarios...!! Creo a muchos nos ha pasado eso, pero ojala puedan los nuevos aprender la lección. Saludos..!!