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Si bien el peruano es reconocido por su entusiasmo emprendedor, existe un problema que todavía no ha podido superar: La falta de orden para administrar su negocio o empresa. Y este elemento es vital, en especial desde los primeros momentos.
Estoy re-actualizando un artículo escrito hace casi 7 años atrás, el tema aún tiene plena vigencia, pero hay ciertos datos actualizados. Espero que les sea de utilidad
GEM - Global Entrepernurship Monitor- ubicó al Perú en el año 2019, dentro de los primeros cinco países (de 49) con alto nivel de entusiasmo emprendedor.
Nuestro Instituto de Estadística -INEI- nos muestra que, en ese mismo año, más de 293 mil empresas se constituyeron en el país. Y en el 2020, en plena época de pandemia, los emprendedores peruanos crearon más de 235 mil empresas...!
Siendo el 2020, el año con una fase más dura para la economía, por la cuarentena..!!
Pero algo pasa...! No existe una correlación directa entre entusiasmo y permanencia.
¿Por qué digo esto?
Diversos estudios muestran que aproximadamente, el 70% de empresas creadas, quiebran el 1° año.
Y se estima que tan solo el 3% de éstas empresas, superan los cinco años de permanencia en el mercado.
¿Qué sucede entonces? ¿Cuál es el principal problema? ¿Por qué fallan?
Si bien no se puede hablar de un solo factor, sino de muchos de ellos, hay uno en particular, que lo caracteriza mucho: EL DESORDEN..!!
Incluso aquellos, que tienen las condiciones básicas para sacar adelante su negocio (Pasión por lo que hacen y conocimiento del negocio a que se dedican), terminan sucumbiendo ante este mal: La desorganización.
Y es que no es lo mismo concentrarse tan solo en vender...a concentrarse en construir una empresa.
Sea que usted se dedique a lo más sencillo, como tener una pequeña empresa comercial, (nada más "aparentemente" sencillo, como comprar y vender productos) o fabrique y comercialice; todos tienen procesos por los que tienen que pasar y que deberían de estar claramente definidos, con guías de acción bien señaladas.
Pongamos un ejemplo:
Usted entusiasta emprendedor, tuvo la fantástica idea de iniciar un negocio de compra y venta de zapatillas. Por lo que abrió su tienda, compró mercadería; puso su anuncio y ya esta listo para recibir clientes.
Seguramente, tiene una página Web y/o su página de negocios en Facebook e Instagram.
Sabe que a medida que venda, tiene que reponer su stock (volver a comprar). En ese sencillo proceso de Compra ¿Sabe cuántos pasos intervienen? ¿Se ha puesto a contarlos? Veamos:
1. Toma conocimiento (hay veces tarde) que se agoto el stock de una de sus zapatillas.
2. Se contacta con su proveedor, quien le cotizará el nuevo pedido.
3. Negocia forma de pago y Autoriza la adquisición, emitiendo una Orden de Compra.
4. Espera que llegue su pedido. de acuerdo a lo solicitado
5. Cuando llega, tiene que chequear bien que lo recibido sea igual, a lo solicitado en su Orden de Compra, incluso chequea que la Guía de Remisión también coincida.
6. Recibe la factura y también chequea que guarde relación con los otros documentos.
7. Ingresa todo lo recibido a su pequeño almacén.
Son aproximadamente siete pasos (en una pequeña empresa), que los realiza usted, sin contar que luego tiene que realizar el pago al proveedor y eso de por si, involucra otros procesos.
Pero ojo, normalmente cuando se empieza un negocio, Usted tiene que realizar todos estos pasos solo. Cuando pueda tener un ayudante, éste tiene que saber exactamente qué hacer (y no me refiero a tan solo recibir y guardar los productos), sino saber quién hace qué y quién autoriza qué; cuáles son los documentos involucrados, cuáles son los límites, hasta donde puede aceptar o rechazar un producto; entre otras múltiples tareas y controles.
Es por ello que existen los Procesos Administrativos, es por ello que existen también normas de Control Interno, que lo ayudan a tener seguridad (y por consiguiente la tranquilidad) de que todo marcha viento en popa.
¿Pero qué pasa en la realidad? ¿Qué es lo que la mayoría de emprendedores hace cuando recién empiezan?
Estan muy ocupados con múltiples tareas, muchas veces se saltan estos pasos o los hacen mal, y cuando crecen un poquito y tienen ya dos o tres empleados, el emprendedor se encarga de una parte y "le dice" a su ayudante que haga el resto.
El problema es que el emprendedor transmite de una manera equivocada su misma rutina al asistente, y es que desconoce la manera correcta de ordenar sus procesos, no tiene guías o procesos, por consiguiente los malos hábitos en su empresa persisten, se vuelven costumbre.
Es por ello que no cuenta con información oportuna. Esto es un serio inconveniente, por que cuando requiere rapidamente:
- Conocer su stock de mercadería (Lo que tiene en su almacén)
- Saber si el pedido ingreso total o parcialmente a su almacén.
- Cuál debería ser su stock de seguridad.
- Promedio de rotación (cuál es su producto estrella)
No tiene acceso a ello. Es más, cree saberlo, pero se lleva siempre más de una sorpresa.
Además:
- No sabe si el proveedor cumple con todo lo pactado.
- Cuál fue la velocidad de respuesta (cuánto tardo, si falta algo, etc.)
- Trajo la documentación completa
- Guardo los protocolos de seguridad.
Con el paso del tiempo, lo que hace día a día -muy práctico para él- lo sigue repitiendo, ya que no tiene tiempo, ni ganas de cambiarlo.
El resultado : El desorden sigue creciendo, generando no solo falta de información, sino pérdida de dinero que el propietario de la pequeña empresa no ha sido capaz de observar.
Y eso que estoy hablando de solo uno, de los múltiples procesos que hay dentro de una empresa.Aquí hay muchas formas en que Usted puede identificar si se encuentra desordenado o no (pequeña lista, no limitante):
1. Tiene papeles por todas partes, pero nada de información de Valor.
2. Vende y no sabe por qué le falta dinero.
3. Todo el tiempo tiene que estar pagando y no sabé qué exactamente.
4. Tiene la sospecha que esta perdiendo, pero no puede identificar en qué, ni cómo solucionarlo.
5. Tiene la sospecha que le falta mercadería en su almacén.
6. Se queja que le toma mucho tiempo tener información.
7. No sabe qué cliente le compra más y qué exactamente compra.
8. Su gente no le dura mucho tiempo (sale corriendo de su empresa).
Estos son tan solo algunos, de los muy variados puntos, que hay.
Por lo que si se ve identificado, es que sus papeles se han acumulado en su oficina de tal manera, que no sabe que hacer con ello, su gente tampoco y todo el mundo siempre enojado (y usted sin dinero, a pesar de que vende).
¿Qué hacer ante este terrible panorama?
Algunos responden: Fácil, contar con un sistema que le ayude a ordenarse.
Si, en parte. Pero ningún sistema del mundo le va a poder ayudar, si antes usted no se ordena primero.
Y es que, esta tan habituado (mal acostumbrando en realidad) a trabajar de una manera tan desordenada todos los años, que ordenarse le resulta muy difícil, cambiar y ser más disciplinado en cada proceso, (salir de su zona de confort) no esta dentro de sus planes. Lo agobia.
Para que usted pueda contar con información, sea que la escriba en su cuaderno o la ingrese a su computadora; requiere de un proceso ordenado que identifique los pasos, los documente y los ejecute.
De lo contrario...se lo digo de una vez: "NUNCA PODRA ESTAR EN ORDEN".
Así qué...¿Se anima a ganar más dinero?
¿Se anima a hacer crecer su empresa?
Entonces ORDENELA..!!
De manera práctica, pero con metodología. Déjese llevar por los consejos de los expertos, pero de aquellos que le puedan explicar de manera sencilla procesos complejos.
Tenga en cuenta que Usted, tiene que dedicarse a aquello que le apasiona: Hacer crecer su empresa. Es por ello que un experto le puede, no solo ayudar a ordenarse, sino guiarlo bien para que mejore su gestión, lidere y guíe a su equipo de trabajo, lo capacite y finalmente, preparar a su negocio para que pueda tener, un Sistema que le ayude a tener la información de manera rápida y oportuna.
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Luis Vallejos, socio de Boston Corporation y creador de "Secretos Pyme" Blog empeñado en ayudar al éxito profesional de la micro, pequeña y mediana empresa. Con más de treinta años de experiencia en el campo. Trabajo el Mentoring y Consultoría con mis clientes con el mismo empuje y pasión del primer año.
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